2020
Formations professionnelles en situation de Covid-19

Zéro Mail Inutile

    14.0 Heure(s) 700.0 EUR

    700,00 €

    Cette combinaison n'existe pas.

    Voir les sessions

    Cette formation vise à “se libérer – soi même et ses collègues – de la tyrannie des e-mails et des dérangements intempestifs qui nous empêchent de nous concentrer”. Vous y explorerez autant des manières de gérer très efficacement sa messagerie, ses notifications, que de mettre en place des approches pour s’éviter à soi-même ainsi qu’à ses collègues du dérangement inutile.


    Objectifs de la formation

    • désengorger sa messagerie et en maîtriser les fonctionnalités avancées

    • libérer du temps pour soi-même et ses collègues, retrouver de la disponibilité d’esprit pour avancer sur les dossiers de fond


    La formation a fait l’objet d’une évaluation auprès de plus de 200 participants et a une note globale supérieure à 9/10. La formation a également fait l’objet d’une évaluation sur 4 mois.

    Parmi les résultats à attendre de cette formation, évalués au sein de la Préfecture de Région PACA :

    • au minimum 10 heures libérées par mois pour chaque participant à la formation

    • plus de 4 participants sur 5 déclarent ressentir plus de sérénité dans leur quotidien professionnel

    • plus de 4 participants sur 5 déclarent être plus disponibles pour leur travail et pour leurs collègues

    Durée

    Le parcours pédagogique est pensé :

    • soit sur 14 heures de formation animées sous la forme de 2 journées (7hx2) consécutives.  

    • soit sur 7 heures de formation avec une focalisation spécifique sur une thématique, avec un suivi pédagogique

    Scribing : travail collaboratif etudiants

    Pour qui ?

    Si la formation est ouverte à tous elle s’avère particulièrement utile :

    • aux participants assurant la gestion de plusieurs boîtes de messagerie

    • aux participants recevant plus de 30 mails / jours et qui souhaitent retrouver de la concentration sur les dossiers de fond

    • aux encadrants souhaitant trouver des pistes pour soulager au quotidien leurs équipes

    Scribing : transmettre, échanger, changer de lunettes

    Pré-requis

    Avoir des connaissances de base en informatique en bureautique. Si vous avez des ordinateurs portables par lesquels vous avez accès à votre messagerie vous pouvez les apporter.

    Au programme de la formation

    Les contenus explorés durant la formation sont ceux qui suscitent le plus vif intérêt des participants. Après un temps d’accueil et d’échange, les participants seront invités à choisir leur parcours pédagogique. Voir le chapitre “modalités pédagogiques” pour en savoir plus. 

    Désengorger sa messagerie et en maîtriser les fonctionnalités avancées


    • repérer et trier les messages qui ne nous concernent pas grâce à la maîtrise des outils de filtres automatiques (tri)

    • rendre visible les e-mails / informations prioritaires : techniques avancées

    • retrouver les e-mails où qu’ils soient grâce à la maîtrise de la recherche avancée

    • mettre fin au “votre boîte de messagerie est pleine”

    • retrouver de la concentration en paramétrant les notifications visuelles et sonores de sa messagerie

    • les raccourcis clavier

    • etc. 

    Des cas très spécifiques pourront être abordés en fonction des souhaits des participants. Par exemple: la gestion de messagerie à plusieurs (savoir qui a traité quel message, etc.), des techniques d’archivage, les messages pré-remplis automatiques, etc. 

    Libérer du temps pour soi-même et ses collègues, retrouver de la disponibilité d’esprit pour avancer sur les dossiers de fond

     

    • comprendre la culture des notifications - ou comment nous en sommes arrivés à nous sentir dans l’obligation de répondre dans l’instantanéité

    • découvrir des techniques de priorisation pour soi-même (getting things done, etc.) ou en équipe (kanban, etc.)

    • favoriser, à l’échelle des services, des pratiques e-mails harmonieuses. Nous aborderons notamment des pratiques éprouvées dans différentes organisations

    • Des ateliers spécifiques aux célèbres messages avec 10 personnes en copie, les messages “Urgent", les messages "Pour info", etc. seront approfondis

    • ces pratiques favorisant le “droit à la déconnexion” ou le droit de pouvoir rester concentré à certains moments sans être dérangé

    • ces outils numériques collaboratifs (prise de note, conférences téléphoniques, etc.) qui évitent des échanges d’e-mails et faisant gagner beaucoup de temps à soi-même et à ses collègues

    Des cas très spécifiques pourront être abordés en fonction des souhaits des participants. Par exemple: la maîtriser les navigateurs internet pour trouver des informations neutres et de qualité, comment parler à ses collègues pour parler des pratiques du zero mail inutile etc. 


    Profil des intervenant.e.s

    Thomas Wolff - formateur, médiateur territorial et facilitateur professionnel

    Le formateur a un profil riche couplant depuis plus de 8 ans de formation aux approches d’intelligence collective, facilitation, médiation territoriale et maîtrise des outils numériques. Il a notamment formé plus de 200 participants sur cette thématique, soutenu la démarche des ambassadeurs Zéro Mail Inutile au sein de la Préfecture de Région en PACA et est à l'origine d'une riche documentation sur les impacts de la surcharge d'information et les pratiques coopératives en équipe.

    Domaines de spécialité : Facilitation, médiation territoriale, coopérations & conflits inter-acteurs, médiation d’équipe, pédagogie, participation citoyenne, outils numériques collaboratif, pédagogies actives. 

    Pour en savoir plus : https://linkedin.com/in/thomas-wolff

    Modalités pédagogiques

    Parcours d’apprentissage

    Nous invitons les participants à prendre des décisions pour  la planification de leur expérience d’apprentissage.  Afin de favoriser l’apprentissage, les contenus explorés durant la formation sont ceux qui suscitent le plus vif intérêt et enthousiasme des participants. Si l’ensemble des participants n’a pas l’intérêt d’explorer les mêmes contenus, nous serons à même de proposer des ateliers distincts.

    Un temps collectif, nommé rétrospective, est prévu à chaque fin de journée pour permettre aux participants de rendre visible leurs avancées, leurs souhaits et là où ils bloquent.

    Adaptation aux modalités d’apprentissage des participants

    Parce que certains participants apprennent mieux lorsqu’on leur dessine un schéma, d’autres quand on leur fait jouer l’exercice et d’autres mieux lorsqu’on leur explique, nous adaptons notre manière de former à la diversité des profils d’apprentissage.

    Parcours d’apprentissage favorisant la pratique

    Nous nous appuyons sur des méthodes pédagogiques et des supports permettant de reproduire des conditions réelles d’exercices. Nous apprécions de travailler sur des études de cas apportées par les participants. 

    Un parcours habituel de formation que nous proposons comprend une alternance de pratique et de retours personnalisés (80%), de la prise de recul sur son parcours d’apprentissage (10%) et des apports théoriques (10%).

    Valorisation des expériences des participants

    Pour enrichir la réflexion collective du groupe nous favorisons l’échange entre participants sur leurs expériences précédentes et nous les valorisons. Cela permet aux participants de profiter de la présence de pairs.

    Modalités techniques

    Une boîte à outils complète numérique avec tous les « guides clés en main » sous forme de vidéos et de fiches écrites est remise aux stagiaires. Les stagiaires qui privilégient les supports papiers se verront remis les fiches en version papier, les autres sous format usb.

    Cette boîte à outils a été réalisée avec les stagiaires de plus d’une dizaine de sessions de formation identiques, leur permet de continuer d’approfondir leur pratique post-formation et de retrouver les liens vers les outils s’ils les ont perdu.

    Elle est publiée sous la licence juridique Creative Commons BY-SA 4.0 international qui autorise juridiquement les stagiaires à réutiliser et réadapter cette documentation selon leur convenance. Les fiches sont d’ailleurs distribuées en format openoffice et word afin de faciliter leur réutilisation.

    Besoins logistiques spécifiques pour les formations à distance

    Un ordinateur avec une connexion internet est nécessaire. Si vous pouvez accéder à votre messagerie professionnelle (Outlook, Gmail, Thunderbird, etc.) c'est encore mieux.

    Besoins logistiques spécifiques pour les formations en présentiel

    La formation est possible dans les trois configurations suivantes :

    • une salle informatique avec un ordinateur pour deux stagiaires.

    • un stagiaire sur chaque poste informatique.

    • une salle avec un ordinateur qui a accès à internet, sur lequel est branché un vidéoprojecteur. Les participants qui ont des ordinateurs portables seront alors invités à les apporter.

    Modalités d'évaluation

    Tout au long de la formation : l'évaluation des acquis se fait tout au long de la session au travers des ateliers d'évaluation des pré-requis, de l'auto-évaluation, des exercices de mise en situation ainsi que de l'entraînement sur des études de cas.


    À la fin de la formation : en fin de formation, les participants sont invités à compléter un questionnaire de satisfaction. Le questionnaire d’évaluation comprend l’intitulé de la formation, la date et le lieu de la formation. L’évaluation peut rester anonyme.


    Post-formation: les participants peuvent solliciter un entretien auprès du formateur. Pour les formations de plus de deux jours le formateur ou la formatrice pourra inviter chaque participant, en fin de formation, à s’écrire une lettre papier qu’il recevra entre six mois et un an plus tard. Dans cette lettre chaque participant est invité à expliciter ce qui lui permettrait de dire qu’il a réussi à mettre en application la formation et ce qu’il aimerait ne pas avoir oublié. Cette pratique s’inscrit dans le cadre de la pédagogie dite “réflexive”.


    Tarifs

    Cette formation professionnelle est possible :

    • en intra : vous pouvez commander cette formation pour votre organisation uniquement, à partir d'un groupe de 3 personnes. Cette formation est animée à distance ou en présentiel.

    • en inter : vous pouvez rejoindre une session de formation seul ou a plusieurs, des professionnels de différentes organisations sont présents sur ces sessions. Cette formation est animée à distance ou en présentiel.


    Formation Inter

    Vous rejoignez une session de formation, le prix individuel journalier de cette formation est de 350 € TTC

    Formation Intra

    Au sein de votre organisation, en fonction du nombre de participants et des options pédagogiques souhaitées, sur devis. Le tarif journalier est habituellement d'environ 1 200€ TTC.


    Cette somme, en tant qu'opération effectuée dans le cade de la formation professionnelle, est exonérée de TVA sous le numéro de déclaration d'activité 75331226333 et selon accord de la DIRECCTE. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l'État.

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    Pour toute réservation ou demande d'information pour votre organisation nous vous invitons à directement contacter le formateur par e-mail à thomas@lesvigies.fr ou par téléphone au 0642459781 (appel, whatsapp, telegram)

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